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Mairies FR · Setup CRM & Email

Configurer Brevo pour la séquence multi-canal mairies

Plan de mise en place pas-à-pas dans Brevo (ex-Sendinblue). Architecture cible Brevo + Autotask, 8 étapes, ~4-6h de configuration au total. Cohérent avec la décision de l'atelier 5 (24 avril 2026).

⚠️
Statut : à configurer. Cette page liste les étapes que je propose d'exécuter dans Brevo. Je n'ai pas accès à votre compte Brevo en direct (auth) - donc le suivi se fait au fur et à mesure : tu coches mentalement chaque étape, tu me partages les éventuelles questions ou captures d'écran.
01 - Architecture cible

3 outils, 1 rôle clair pour chacun

Pour éviter de réinventer un mauvais CRM dans un task manager, on garde Brevo concentré sur la prospection et le marketing - et on laisse les sujets techniques où ils sont déjà.

Outil principal
Brevo
CRM prospection · Email · Automations
87 mairies + 70 clients actifs en exclusion. 5 templates emails, séquence multi-canal, landing page check-list. Tracking ouverture/clic natif.
Source de vérité prospection
Outil technique
Autotask
PSA · Tickets infogérance · SLA
Tickets clients, SLA, contrats infogérance, time tracking, facturation. Reste le maître pour tout ce qui est post-signature.
Source de vérité tickets
Optionnel
ClickUp
Projets internes · Roadmap équipe
Gestion de projet équipe, roadmap interne, docs. Pas en CRM commercial (on bascule cette partie sur Brevo).
Si déjà en place
Synchro Brevo ⇄ Autotask : à mettre en place via l'API native ou via Make/Zapier dès qu'un prospect Brevo bascule en client (création automatique d'un compte Autotask et passage du statut Brevo en « Client signé »).
02 - Setup en 8 étapes

De « compte vide » à « première séquence en route »

Étapes ordonnées pour éviter les retours en arrière. Les étapes 1-3 sont critiques (sécurité & segmentation), les étapes 4-8 sont l'opérationnel.

1
Critique ~30 min
Authentifier le domaine abaxinfo.com (SPF, DKIM, DMARC)
Pourquoi en premier ?
Sans authentification du domaine, vos emails arrivent en spam chez la plupart des destinataires - et notamment les mairies équipées de filtres MailInBlack ou équivalents. C'est la cause numéro 1 d'échec d'une campagne d'emails de prospection.
Actions concrètes
  • Brevo → Senders & IP → Domains → ajouter abaxinfo.com
  • Récupérer les 3 enregistrements DNS proposés (SPF, DKIM, DMARC)
  • Ajouter ces enregistrements dans la zone DNS d'abaxinfo.com (probablement chez OVH ou Infomaniak)
  • Attendre la propagation DNS (15 min à 24h) puis valider dans Brevo
  • Tester avec mail-tester.com - viser un score ≥ 9/10
Bonus
Mettre en place une politique DMARC progressive : démarrer en p=none pendant 2-4 semaines pour observer les rapports, puis basculer en p=quarantine puis p=reject.
2
Critique ~45 min
Importer les contacts mairies (87) et créer la liste « Clients actifs - exclusion »
Listes à créer dans Brevo
  • « Mairies FR - Prospection 2026 » : importer les 87 mairies depuis le CRM mairies. Format CSV avec colonnes ci-dessous.
  • « Clients actifs - NE PAS DÉMARCHER » : importer les 72 clients actifs (Léaz, SGP, etc.) - utilisée comme filtre d'exclusion sur toutes les séquences. Source : Google Sheet « ABAX INFO clients actifs avril 2026 ».
  • « Lead magnet - opt-in check-list » : vide au départ, alimentée par la landing page (étape 7).
Attributs personnalisés à créer (CRM mairies)
AttributTypeExempleStatut
communeTexteSaint-Genis-PouillyRequis
code_postalTexte01630Requis
departementTexte01 ou 74Requis
populationNombre14432Requis
tierTexteT1, T2, T3, T4Requis
nouveau_maireBooléentrue / falseRequis
frontaliereBooléentrue / falseRequis
civilite_maireTexteMadame / MonsieurRequis
nom_maireTexteBertrandRequis
statut_pipelineTexteÀ contacter / Contacté / RDV / LostRequis
linkedin_urlTextelinkedin.com/in/...Optionnel
3
Bonne pratique ~20 min
Créer les segments dynamiques par tier
4 segments à créer dans la liste « Mairies FR - Prospection 2026 »
  • Segment T1 - Nouveau maire ≥5K hab : tier = T1 AND statut_pipeline = À contacter (28 contacts)
  • Segment T2 - Nouveau maire <5K hab : tier = T2 AND statut_pipeline = À contacter (12 contacts)
  • Segment T3 - Maire réélu : tier = T3 AND statut_pipeline = À contacter (47 contacts)
  • Segment T4 - Frontalière : tier = T4 AND statut_pipeline = À contacter (~32 contacts, override)
Pourquoi des segments dynamiques ?
Quand un maire répond ou bascule en RDV, son statut_pipeline change → il sort automatiquement de la séquence. Pas besoin de gestion manuelle des listes.
4
Bonne pratique ~1h
Importer les 5 templates email depuis le portail
Templates à créer (Brevo → Templates → New template)
  • « T1 - Nouveau maire ≥5K hab » - copier le modèle 1 depuis la page emails
  • « T2 - Nouveau maire <5K hab » - modèle 2
  • « T3 - Maire réélu » - modèle 3
  • « T4 - Frontalière FR-CH » - modèle 4
  • « T5 - Relance J7 » - modèle 5
Variables Brevo à utiliser
Remplacer {{commune}} par {{contact.COMMUNE}} (syntaxe Brevo). Idem pour nom_maire, civilite_maire, etc. Tester chaque template avec un envoi de prévisualisation à Éric avant de mettre en production.
Pièce jointe sur la relance T5
Joindre abaxinfo-mairies-checklist-cybersecurite.pdf (412 Ko). Hébergée dans la médiathèque Brevo une seule fois, réutilisée à chaque envoi.
5
Bonne pratique ~1h30
Construire l'automation séquence (J0 → J3 → J7 → J14)
Workflow Brevo Automation par segment
Créer 4 workflows (un par tier) - même structure, template différent à J0 :
  • Trigger : entrée dans le segment T1/T2/T3/T4
  • Étape 1 - J0 (immédiat) : envoi de l'email Tier correspondant (depuis Éric)
  • Délai +3 jours
  • Étape 2 - J3 : tâche manuelle « Demande de connexion LinkedIn + DM » (notification Slack/email à Éric)
  • Délai +4 jours (= J7 total)
  • Étape 3 - J7 : condition - si statut_pipeline = À contacter (= pas de réponse), envoyer la relance T5 avec check-list. Sinon sortir.
  • Délai +7 jours (= J14 total)
  • Étape 4 - J14 : condition - si toujours pas de réponse, créer une tâche manuelle « Appeler le standard mairie ». Sinon sortir.
  • Étape finale : passer statut_pipeline en Lost dormant et sortir de la séquence court terme.
Filtre d'exclusion à mettre absolument
Sur le trigger : exclure tous les contacts qui sont aussi dans la liste « Clients actifs - NE PAS DÉMARCHER ». Évite l'incident de démarcher Léaz ou Saint-Genis-Pouilly comme si c'étaient des prospects.
6
Bonne pratique ~45 min
Créer la landing page lead magnet (check-list)
Page Brevo Landing Pages
URL cible : get.abaxinfo.com/checklist-mairies (ou sous-domaine équivalent à configurer côté DNS).
  • H1 : « 15 points pour faire de votre informatique une affaire sans stress »
  • Sous-titre : « Check-list 1 page A4 spécifique aux mairies du Pays de Gex et de Suisse romande »
  • Form : Email + Commune (Brevo crée automatiquement le contact dans la liste « Lead magnet - opt-in check-list »)
  • Confirmation RGPD : checkbox « J'accepte de recevoir la check-list par email »
  • Auto-réponse : email immédiat avec le PDF en pièce jointe + signature Éric
Suite du parcours opt-in
Workflow déclenché à l'opt-in :
  • J0 : envoi PDF check-list
  • J3 : email court « Avez-vous eu le temps de la parcourir ? Si vous avez plus de 5 cases non cochées, on peut en parler 15 minutes. »
  • J10 : email final « Notre approche en 3 mots : Proximité, Expertise, Engagement. Si jamais le sujet remonte chez vous - même dans 6 mois - vous savez où me trouver. »
7
Bonne pratique ~30 min
Configurer les UTMs et le tracking
Standard UTM à appliquer sur tous les liens dans les emails
  • utm_source = brevo
  • utm_medium = email
  • utm_campaign = mairies-2026-T1 (T1, T2, T3, T4 selon segment)
  • utm_content = j0, j7-relance, etc.
Permet de mesurer dans Google Analytics / sur le portail combien de visites viennent de chaque tier.
Tracking interne Brevo à activer
Ouverture, clic, désinscription, hard bounce, soft bounce - tout est natif. Vérifier que le pixel de tracking n'est pas bloqué côté Apple Mail Privacy Protection (peut sous-estimer les ouvertures de 30%).
8
Optionnel - V2 ~2h
Synchroniser Brevo ⇄ Autotask (Make / Zapier ou API)
Trigger
Quand un contact Brevo passe en statut_pipeline = Client signé, créer automatiquement un compte Autotask (avec les attributs commune, dépt, etc.).
Outils possibles
  • Make.com (anciennement Integromat) : 1500 opérations/mois gratuites, suffisant pour ce volume
  • Zapier : équivalent, plus cher mais UI plus simple
  • API directe Brevo + Autotask : si capacité dev en interne
À faire en V2
Cette étape n'est pas bloquante pour démarrer la campagne. On peut faire le passage manuel pour les premières signatures (volumes faibles : 3-4 mairies signées ciblées sur le S2 2026), puis automatiser une fois le pipeline rodé.
03 - KPIs à suivre dans Brevo

4 indicateurs hebdomadaires à monitorer

≥ 50%
Taux d'ouverture (T1 par segment)
≥ 8%
Taux de clic (lien article ou check-list)
≥ 12%
Taux de réponse (J0 + relance J7)
< 2%
Taux de désinscription (sinon problème wording)
04 - Pièges à éviter

4 erreurs classiques sur ce type de setup

❌ Démarrer la séquence sans authentification domaine

  • Conséquence : 50-80% des emails finissent en spam, surtout chez les mairies avec MailInBlack.
  • Solution : étape 1 obligatoire avant tout envoi de masse. Vérifier le score sur mail-tester.com.

❌ Oublier la liste d'exclusion clients actifs

  • Conséquence : envoyer un email de prospection à Léaz ou Saint-Genis-Pouilly. Perte de crédibilité immédiate.
  • Solution : la liste « Clients actifs » est filtre d'exclusion sur 100% des séquences mairies.

❌ Envoyer 87 emails en une seule salve le J0

  • Conséquence : risque de spam-flagging, IP brûlée, score domaine impacté.
  • Solution : étaler sur 10-12 jours ouvrés à 5-10 envois/jour, comme prévu dans la séquence multi-canal.

❌ Automatiser à 100% (perte de contact humain)

  • Conséquence : les emails « marketing » se voient. Les maires sentent l'industrialisation.
  • Solution : Brevo envoie les J0 et J7, mais les étapes LinkedIn (J3) et appel (J14) restent manuelles avec rappel via tâche.
Effort total estimé : 4-6h de configuration initiale (étapes 1-7), puis 2h supplémentaires pour la synchro Autotask en V2 (étape 8). À répartir sur 1-2 demi-journées avant le lancement de la première vague d'envois.