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Mairies FR · Setup CRM & Email · Refonte 14 mai 2026

Configurer Brevo pour la séquence mairies (E1 à E5, 28 jours)

Plan de mise en place pas-à-pas dans Brevo (ex-Sendinblue) après la refonte de l'atelier du 8 mai 2026. Architecture cible Brevo + Autotask, 8 étapes, ~4-6h de configuration au total. Séquence formelle de 5 emails sur 28 jours, segments resserrés à 2 cas d'usage (Nouveaux maires sans seuil, Maires réélus).

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Statut au 14 mai 2026 (post-atelier 8 mai) : refonte segments + séquence 5 emails à appliquer dans l'UI. Domaine authentifié, 86 contacts importés, 12 attributs custom. Les anciens segments par tier T1-T4 doivent être refondus en 2 segments principaux (Nouveaux maires sans seuil ; Maires réélus). Les 5 templates par tier sont remplacés par une séquence 6 templates (E1.A, E1.B, E2, E3, E4, E5) tous en mode Inactive. L'automation existante Mairies FR · Séquence J0-J14 (DRAFT) est à refactorer en Mairies FR · Séquence 28 jours (DRAFT). Aucun envoi d'email n'a eu lieu et aucun ne peut avoir lieu sans validation finale d'Eric et activation manuelle. Procédure exacte écran par écran : plan d'action Brevo du 14 mai.
01 - Architecture cible

3 outils, 1 rôle clair pour chacun

Pour éviter de réinventer un mauvais CRM dans un task manager, on garde Brevo concentré sur la prospection et le marketing - et on laisse les sujets techniques où ils sont déjà.

Outil principal
Brevo
CRM prospection · Email · Automations
86 mairies importées (dont 2 clients actifs flagués CLIENT_ACTIF=true pour exclusion). 5 templates emails, séquence multi-canal, landing page check-list. Tracking ouverture/clic natif.
Source de vérité prospection
Outil technique
Autotask
PSA · Tickets infogérance · SLA
Tickets clients, SLA, contrats infogérance, time tracking, facturation. Reste le maître pour tout ce qui est post-signature.
Source de vérité tickets
Optionnel
ClickUp
Projets internes · Roadmap équipe
Gestion de projet équipe, roadmap interne, docs. Pas en CRM commercial (on bascule cette partie sur Brevo).
Si déjà en place
Synchro Brevo ⇄ Autotask : à mettre en place via l'API native ou via Make/Zapier dès qu'un prospect Brevo bascule en client (création automatique d'un compte Autotask et passage du statut Brevo en « Client signé »).
02 - Setup en 8 étapes

De « compte vide » à « première séquence en route »

Étapes ordonnées pour éviter les retours en arrière. Les étapes 1-3 sont critiques (sécurité & segmentation), les étapes 4-8 sont l'opérationnel.

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Fait (déjà en place) 0 min
Authentifier le domaine abaxinfo.com (DKIM, DMARC)
État vérifié sur Brevo le 7 mai 2026
L'authentification du domaine abaxinfo.com est déjà active sur le compte Brevo (configurée précédemment pour la newsletter « Cartes de vœux » et les invitations webinaires). Tous les enregistrements DNS sont validés chez le registrar Gandi, via l'outil d'auto-configuration Entri de Brevo.
Records DNS validés
  • Brevo code (TXT @) : ✅ Match
  • DKIM 1 (CNAME) : ✅ Match
  • DKIM 2 (CNAME) : ✅ Match
  • DMARC (TXT) : ✅ Match
  • Sender contact@abaxinfo.com : ✅ Verified
Banner Brevo : « All your sender domains are compliant with Google, Yahoo, and Microsoft's new requirements for senders ».
Pourquoi cette étape était critique
Sans authentification, les emails arrivent en spam chez la plupart des destinataires - notamment les mairies équipées de filtres MailInBlack ou équivalents. C'était la cause numéro 1 d'échec d'une campagne d'emails de prospection. Avec DKIM + DMARC en place, les emails partent en bonne réputation.
Recommandation : test délivrabilité (optionnel)
Avant la première vague de J0, faire un test sur mail-tester.com avec un email envoyé depuis Brevo pour vérifier le score (cible ≥ 9/10). Permet d'identifier d'éventuels soucis d'image/lien dans les templates.
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Fait · 7 mai 2026 ~45 min
Importer les 86 mairies dans la liste Mairies FR · Base CRM (#11)
Ce qui a été fait
  • Création du dossier Brevo Mairies FR (Lists et Segments).
  • Création de la liste Mairies FR · Base CRM (ID #11) dans ce dossier.
  • Génération du CSV depuis le CRM mairies via le script proposition/build-brevo-csv-mairies.js : 86 contacts (87 - 1 sans email : Challex). Stats par tier : T1=11, T2=9, T3=34, T4=32.
  • Import dans Brevo avec option « Update existing contacts » désactivée pour ne pas altérer les 863 contacts préexistants (newsletters, conversations, webinaires).
  • Création automatique de 12 attributs personnalisés dans Brevo : COMMUNE, CODE_POSTAL, DEPARTEMENT, POPULATION, TIER, NOUVEAU_MAIRE, FRONTALIERE, CLIENT_ACTIF, STATUT_PIPELINE, TELEPHONE_MAIRIE, ADRESSE_MAIRIE, NOTES_MAIRIE.
Schéma final des attributs (réalité Brevo)
AttributType BrevoExempleUsage
EMAIL / NOM / PRENOMStandardmairie@gex.fr / Dunand / PatriceIdentifiant + personnalisation
COMMUNETextSaint-Genis-PouillyVariable email
CODE_POSTALText01630Filtre géographique
DEPARTEMENTText01 ou 74Segment dept
POPULATIONNumber14432Segment T1 vs T2
TIERTextT1 / T2 / T3 / T4Segment principal
NOUVEAU_MAIREBooleantrue / falseWording email
FRONTALIEREBooleantrue / falseOverride T4
CLIENT_ACTIFBooleantrue / falseFiltre d'exclusion (remplace l'ancienne liste « Clients actifs »)
STATUT_PIPELINETextA contacter / Client signe - NE PAS DEMARCHERSortie de séquence
Pourquoi pas de liste « Clients actifs - exclusion » séparée
L'approche initiale prévoyait une liste séparée des 70+ clients ABAX comme filtre. Plus simple en pratique : on flague directement les 2 mairies clientes (Saint-Genis-Pouilly, Léaz) dans la base CRM avec CLIENT_ACTIF=true et STATUT_PIPELINE='Client signe - NE PAS DEMARCHER'. Les segments suivants (étape 3) excluent ces contacts via la condition CLIENT_ACTIF=false.
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Bonne pratique · Optionnel ~45 min + DNS
Créer la landing page lead magnet check-list
Pré-requis : sous-domaine DNS
Ajouter chez Gandi un enregistrement CNAME ou A pour get.abaxinfo.com pointant sur l'IP/host fourni par Brevo Landing Pages au moment de la création. Sans ce sous-domaine, la landing page reste accessible uniquement via l'URL générique brevo.app (moins crédible).
Recette Brevo Landing Pages (~45 min)
Brevo → Marketing → Landing pages → Create a landing page :
  1. Nom : Mairies FR · Lead magnet check-list
  2. Template : choisir un layout simple « Lead capture » dans la galerie Brevo
  3. Domaine custom : get.abaxinfo.com + slug /checklist-mairies (à configurer après le DNS Gandi)
  4. Contenu :
    • H1 : « 15 points pour faire de votre informatique une affaire sans stress »
    • Sous-titre : « Check-list 1 page A4 spécifique aux mairies du Pays de Gex et de Suisse romande »
    • Visuel : preview de la check-list PDF
    • Section preuve sociale : « ABAXINFO accompagne les mairies de Saint-Genis-Pouilly et Léaz depuis plusieurs années »
  5. Formulaire : 2 champs uniquement = EMAIL + COMMUNE (le minimum pour ne pas faire fuir)
  6. Confirmation RGPD : checkbox obligatoire « J'accepte de recevoir la check-list par email et un éventuel suivi sur les sujets cybersécurité mairies »
  7. List de destination : nouvelle liste à créer Mairies FR · Lead magnet opt-in dans le dossier Mairies FR
  8. Auto-répondeur : email immédiat avec PDF en pièce jointe + signature Eric
Sauvegarder en Draft tant que le sous-domaine DNS n'est pas configuré et que le contenu n'est pas validé.
Workflow nurturing après opt-in (3 emails)
Une fois la landing page live, créer une 5e automation Brevo (à dupliquer depuis la T1) :
  • Trigger : Contact added to list → Mairies FR · Lead magnet opt-in
  • J0 : envoi de la check-list PDF (template à créer = T6 Lead magnet, contenu court : « Voici la check-list, et bonne lecture »)
  • J3 : email court « Avez-vous eu le temps de la parcourir ? Si vous avez plus de 5 cases non cochées, on peut en parler 15 minutes. »
  • J10 : email final « Notre approche en 3 mots : Proximité, Expertise, Engagement. Si jamais le sujet remonte chez vous - même dans 6 mois - vous savez où me trouver. »
Pourquoi optionnel ?
La séquence T1-T4 + relance T5 (étape 5) suffit déjà pour démarrer. La landing page lead magnet est un canal d'acquisition complémentaire qui transforme les maires « pas prêts à un RDV mais curieux » en contacts opt-in. Peut être lancée en V2, après les 2-3 premières semaines de séquence T1-T5 et un premier RDV obtenu.
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Bonne pratique ~30 min
Configurer les UTMs et le tracking
Schéma UTM à appliquer sur tous les liens dans les 5 templates
Avant activation des templates, ajouter ces paramètres à chaque lien www.abaxinfo.com ou autre URL externe :
  • utm_source = brevo (toujours)
  • utm_medium = email (toujours)
  • utm_campaign = mairies-2026-nouveaux ou mairies-2026-reelus selon le segment
  • utm_content = e1 / e2 / e3 / e4 / e5 selon le numéro d'email dans la séquence
Exemple pour le lien www.abaxinfo.com dans le template E1.A (Nouveaux maires) :
https://www.abaxinfo.com/?utm_source=brevo&utm_medium=email&utm_campaign=mairies-2026-nouveaux&utm_content=e1
Activation Brevo Tracking + Plausible/GA
  • Brevo natif : ouverture, clic, désinscription, hard/soft bounce sont déjà trackés sur chaque template (Brevo → Statistics → Email). Aucune config supplémentaire à faire.
  • Plausible / Google Analytics : si abaxinfo.com a un script analytics installé, les UTMs ci-dessus apparaissent automatiquement dans les visites entrantes (filtre par campaign/content). Permet de croiser ouverture email Brevo + visite site.
  • Apple Mail Privacy Protection : peut gonfler artificiellement les ouvertures (chargement préventif des pixels). Se fier davantage aux clics et aux réponses que aux ouvertures pour mesurer l'efficacité.
KPIs hebdomadaires à monitorer
Une fois la première vague envoyée (semaine après activation), regarder en hebdo dans Brevo Statistics :
  • Délivrabilité : ≥98% (sinon problème domaine ou liste contact)
  • Taux d'ouverture par tier : T1 (réélus, plus mûrs sur le sujet) devrait être >50%, T2/T3/T4 entre 35-45%
  • Taux de clic : ≥8% sur les liens UTM (lien check-list ou diagnostic)
  • Taux de réponse : ≥12% combiné (J0+J7) — c'est l'indicateur le plus important sur cette campagne
  • Désinscriptions : <2% (sinon problème wording ou ciblage)
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Optionnel - V2 ~2h
Synchroniser Brevo ⇄ Autotask (Make / Zapier ou API)
Trigger
Quand un contact Brevo passe en statut_pipeline = Client signé, créer automatiquement un compte Autotask (avec les attributs commune, dépt, etc.).
Outils possibles
  • Make.com (anciennement Integromat) : 1500 opérations/mois gratuites, suffisant pour ce volume
  • Zapier : équivalent, plus cher mais UI plus simple
  • API directe Brevo + Autotask : si capacité dev en interne
À faire en V2
Cette étape n'est pas bloquante pour démarrer la campagne. On peut faire le passage manuel pour les premières signatures (volumes faibles : 3-4 mairies signées ciblées sur le S2 2026), puis automatiser une fois le pipeline rodé.
03 - KPIs à suivre dans Brevo

4 indicateurs hebdomadaires à monitorer

≥ 50%
Taux d'ouverture (T1 par segment)
≥ 8%
Taux de clic (lien article ou check-list)
≥ 12%
Taux de réponse (J0 + relance J7)
< 2%
Taux de désinscription (sinon problème wording)
04 - Pièges à éviter

4 erreurs classiques sur ce type de setup

❌ Démarrer la séquence sans authentification domaine

  • Conséquence : 50-80% des emails finissent en spam, surtout chez les mairies avec MailInBlack.
  • Solution : étape 1 obligatoire avant tout envoi de masse. Vérifier le score sur mail-tester.com.

❌ Oublier CLIENT_ACTIF = false dans les segments

  • Conséquence : envoyer un email de prospection à Léaz ou Saint-Genis-Pouilly. Perte de crédibilité immédiate.
  • Solution : chaque segment T1-T4 (étape 3) intègre la condition CLIENT_ACTIF = false → exclusion automatique des 2 mairies clientes.

❌ Envoyer 87 emails en une seule salve le J0

  • Conséquence : risque de spam-flagging, IP brûlée, score domaine impacté.
  • Solution : étaler sur 10-12 jours ouvrés à 5-10 envois/jour, comme prévu dans la séquence multi-canal.

❌ Automatiser à 100% (perte de contact humain)

  • Conséquence : les emails « marketing » se voient. Les maires sentent l'industrialisation.
  • Solution : Brevo envoie les J0 et J7, mais les étapes LinkedIn (J3) et appel (J14) restent manuelles avec rappel via tâche.
Effort restant au 14 mai 2026 : ~3h pour appliquer la refonte de l'atelier du 8 mai sur les étapes 3 (segments refondus, ~15 min), 4 (6 templates à mettre à jour, ~60 min), 5 (refonte automation 5 emails sur 28 jours, ~60 min), 6 (landing page lead magnet, ~45 min, demande sous-domaine DNS), 7 (UTMs sur templates avec nouveau schéma e1-e5, ~30 min). Étapes 1, 2 toujours validées, étape 8 reportée en V2. Procédure exacte écran par écran dans le plan d'action Brevo du 14 mai.
Sécurité d'envoi : tous les templates restent en statut Inactive et l'automation reste en Draft. Aucun email n'a été ni ne peut être envoyé tant qu'Eric n'a pas (1) validé le contenu de chaque template (6 templates E1.A, E1.B, E2, E3, E4, E5), (2) refondu le drag-and-drop de l'automation séquence 28 jours, (3) fait un test Brevo sur eric.darien@abaxinfo.com, et (4) cliqué Activate automation. Cette validation manuelle en 4 étapes est volontaire pour éviter tout envoi prématuré aux 84 mairies.