Resume executif
Session de travail dediee (~2h20) : ABAXINFO et AXION passent l'offre Fondation Trajets en revue de bout en bout pour la finaliser. La seance ouvre sur un point de methode : des modifications globales recentes ayant compromis la structure du document offre, un rollback vers la version precedente a ete effectue (sauvegarde prealable) et la regle est desormais de proceder par ajustements chirurgicaux, jamais par remplacement integral de la source. Le planning previsionnel sur 18 mois est valide comme document indicatif, amene a evoluer avec les discussions et les ressources : la nomenclature des appels d'offres est conservee (numeros AO01 a AO08 pour le suivi, intitules officiels inchanges), les mentions "bloquant" sont renommees "dependances" (representees par des fleches, avec une note precisant qu'une phase peut demarrer sur le dernier tiers de la precedente), et une Phase 0 de preparation est formellement ajoutee : prerequis indispensable, hors perimetre des appels d'offres, estimee a une demi-journee par site pour 12 sites (une a deux semaines de travail), positionnee sur le premier mois. L'acronyme errone "J.S" est corrige en "J.H" (jours hommes), les charges restant des estimations indicatives et non des engagements contractuels. Le code couleur du planning est clarifie pour rester lisible sans dependre de la couleur seule (Eric etant daltonien). Cote support, les SLA sont definis : prise en charge par ouverture de ticket avec reponse automatique sous 4 heures, diagnostic d'un incident bloquant sous 24 heures, et procedure d'escalade formalisee autour des tickets P1 critiques avec appel telephonique une heure apres l'ouverture pour les situations urgentes, le tout sur un outil de ticketing partage. La terminologie contractuelle evolue : "Engagement de support dans la duree" remplace "contrat de maintenance", et la prestation post-migration devient "support a l'integration". Les prix sont valides AO par AO (MDM, migration macOS, digitalisation, sensibilisation, resilience IT) avec des modeles forfaitaires privilegies pour la maitrise budgetaire, et une marge de negociation portee sur le montant total plutot que ligne a ligne. Le total consolide s'etablit a 412 413 CHF ; en integrant les couts recurrents sur la duree du projet, l'estimation reste en dessous de 500 000. La gestion de projet est repartie 50/50 entre ABAXINFO et AXION (lead variable selon les phases), une grille tarifaire hors forfait est definie, et les noms des intervenants individuels ne figurent pas dans la proposition (flexibilite d'equipe). Une note de synthese precisera que l'offre est globale mais segmentable a la demande, moyennant un reajustement tarifaire du aux dependances techniques. Eric redigera la description du partenariat Computer Shop (AO-05, partenaire certifie Apple, collaboration de longue date). Enfin, l'actualite cyber (attaque massive visant des pare-feu Fortigate) donnera lieu a une alerte X Flash, et l'offre sera transmise via un lien vers le portail en consultation seule (sans fonction d'edition), qu'Eric diffusera au destinataire final.
Agenda de la session - relecture et validation de l'offre Trajets
Session en ecran partage sur le document offre : securisation du document apres rollback, validation du planning 18 mois (dependances, Phase 0, charges), formalisation des SLA et de la terminologie de support, revue des prix AO par AO, synthese financiere et gouvernance, profil Computer Shop, note de synthese sur la segmentabilite, et modalites de transmission de l'offre.
Document offre : rollback et methode d'edition
- Retour a la version precedente : rollback effectue en debut de session (une sauvegarde avait ete faite en amont), la situation initiale est retablie
- Regle de methode : tout ajustement futur se fait de maniere chirurgicale, cible ligne par ligne - le remplacement integral de la source ne fonctionne pas et fait perdre les saisies existantes
- Priorite a l'envoi : si les chiffres sont bons et qu'il ne reste pas de coquille, l'offre doit partir rapidement - le tableau de synthese est juge bon
Planning previsionnel 18 mois & Phase 0
- Horizon 18 mois : le planning macroscopique couvrant l'ensemble des appels d'offres est juge pertinent
- Document indicatif : il evoluera en fonction des discussions avec la Fondation et des ressources disponibles - le detail du sequencement est encore trop tot pour etre fige
- Nomenclature conservee : pas de renumerotation par vague d'implementation, pour eviter toute confusion avec les documents d'appel d'offres initiaux
- Terminologie : le terme "bloquant" est juge peu engageant - il est remplace par "dependances" dans tout le document
- Logique de dependances : certaines phases (ex. la migration) dependent de la fin de l'AO01 - mais les phases dependantes peuvent demarrer sur le dernier tiers du calendrier de la phase precedente, plutot que d'attendre une fin stricte
- Representation visuelle : des fleches simples indiquent les dependances sur le diagramme, completees par une note textuelle precisant la possibilite de paralleliser sur le dernier tiers - une note ecrite etant plus lisible qu'un decoupage visuel complexe
- Prerequis indispensable : la Phase 0 doit etre realisee avant tout demarrage des autres phases, pour eviter des erreurs structurelles des le depart ("si tu commences a travailler alors que tu as des trous dans la raquette...")
- Hors appels d'offres : elle ne fait partie d'aucun des lots officiels - elle est fortement conseillee, d'autant qu'elle repond a une demande orale de la Fondation ; le nom "Phase 0" est conserve pour bien marquer ce statut
- Charge estimee : environ une demi-journee par site pour 12 sites, soit une a deux semaines de travail en incluant la preparation des documents et la restitution
- Positionnement : sur le premier mois du projet, sans etirement inutile puisqu'il s'agit d'un prerequis
- Erreur de saisie : l'acronyme "J.S" present dans les documents de charge est une coquille pour "J.H" (jours hommes) - a corriger partout
- Portee des chiffres : les jours indiques sont des estimations indicatives, pas des engagements contractuels rigides
- Ordre de grandeur rassurant : meme en parallelisant les lots, la charge cumulee reste de l'ordre de quelques jours hommes par mois
- Constat : Eric, daltonien, ne distingue pas certaines sections du planning avec le code couleur actuel
- Correction : clarifier les distinctions visuelles entre les domaines (ex. cybersecurite vs intelligence artificielle) avec des reperes qui ne reposent pas uniquement sur la couleur
Codification AO01-AO08 & terminologie des lots
- Numerotation harmonisee : les phases sont codifiees AO01 a AO08 (ex. AO01 = optimisation et securisation du tenant M365, AO02 = protection contre les cybermenaces)
- Intitules officiels inchanges : les numeros servent au suivi interne et a la lecture du planning, mais les intitules officiels des appels d'offres initiaux restent strictement respectes
- AO02 - perimetre reformule : protection des "equipements reseaux" plutot qu'une liste de materiels - incluant imprimantes, NAS et telephones connectes, excluant les ecrans qui ne sont pas des equipements reseau
Support & SLA - engagement de support dans la duree
- Prise en charge : ouverture d'un ticket avec reponse automatique sous 4 heures
- Incident bloquant : un diagnostic realise sous 24 heures - la "resolution" est definie comme le diagnostic, le delai de correction dependant de la nature de l'incident
- Plages horaires : alignees sur les horaires ouvres (8h-17h)
- Outil de ticketing partage : un outil unique pour garantir une experience client coherente et eviter que le client ne se perde entre plusieurs interlocuteurs ou outils
- Ticket P1 : creation d'un ticket classe critique (P1) pour les incidents majeurs
- Escalade telephonique : si necessaire, un appel telephonique une heure apres l'ouverture du ticket pour les situations urgentes
- Automatisation interne : a terme, router les P1 vers un double canal d'alerte (ex. WhatsApp vers une personne dediee ou d'astreinte) - tout passe d'abord par le ticket
- "Engagement de support dans la duree" : le terme "maintenance" implique une gestion directe de l'infrastructure par le prestataire, alors que la Fondation souhaite conserver son autonomie - la nouvelle formulation reflete l'engagement reel
- "Support a l'integration" (AO04) : la prestation post-migration est renommee pour mieux refleter son perimetre - couvrir les problemes lies a la migration, pas la maintenance materielle generale
- Reference tarifaire unique : les sections concernees renvoient au Bordereau de prix detaille (BPU) du dossier, pour eviter la repetition de clauses tarifaires
- Vocabulaire commercial nettoye : suppression des mentions "a partir de" quand elles ne sont pas pertinentes ; "ponctuel" est defini comme un paiement unique a t=0, par opposition aux couts recurrents
Revue AO par AO - prix et perimetres valides
L'equipe passe chaque lot en revue pour valider les montants, les perimetres et les modeles (forfait vs temps passe). Le forfait est systematiquement privilegie pour garantir la maitrise budgetaire du client. Une marge de negociation est portee sur le montant total plutot que ligne a ligne.
| Lot | Point valide | Detail |
|---|---|---|
| AO01 | Support cartographie des flux au forfait annuel | Forfait annuel plutot que facturation au temps passe, pour la maitrise des couts. L'AO n'est pas le contrat final : conditions generales et revalorisations annuelles seront negociees ensuite. |
| AO02 | Perimetre "equipements reseaux" | Inclut imprimantes, NAS, telephones connectes ; exclut les ecrans (pas des equipements reseau). |
| AO03 | MDM : implementation 16 800 CHF + licences | Licence 242.20 CHF par utilisateur pour 230 utilisateurs. La protection des points de terminaison est incluse dans la licence E5 (pas de ligne supplementaire). Support integration : 4 320 CHF. |
| AO04 | Migration macOS : demi-journee par poste | Pilote : 2,8 jours pour 4 postes, soit une demi-journee par poste (integration + controle). Perimetre : phase pilote et integration au reseau / environnement collaboratif, hors preparation des applications metiers (inconnues). "Support a l'integration" : 4 320 CHF pour 12 demi-journees. |
| AO05 | Assistant conversationnel + outil de ticketing | Terminologie "outil de ticketing" harmonisee. Description du partenariat Computer Shop a integrer (voir section 7). |
| AO06 | Digitalisation au forfait | Forfait base sur une hypothese de 5 automatisations ; les besoins supplementaires seront factures en complement. |
| AO07 | Sensibilisation cyber : plateforme dediee | Plateforme e-learning specifique a la cybersecurite, distincte des formations Microsoft 365. Gestion initiale par ABAXINFO puis transition progressive vers l'autonomie du client a partir de la 3e annee. Cout de formation valide : 1 680 CHF. |
| AO08 | Resilience IT : mise a jour des plans en fin de projet | La mise a jour des plans est une mise a jour ponctuelle en fin de projet (pas une maintenance recurrente) ; une journee supplementaire est provisionnee et la ligne tarifaire ajoutee au tableau des couts, integree au forfait global. Texte "resilience informatique et organisationnelle" a ajuster. |
Synthese financiere & gouvernance - 412 413 CHF, gestion 50/50
- Total consolide : l'offre globale s'etablit a 412 413 CHF apres validation de tous les lots
- Lecture budgetaire : en integrant les couts recurrents sur la duree du projet, l'estimation reste en dessous de 500 000 - a distinguer d'une lecture initiale de 700 000 qui aurait pu etre percue comme un paiement unique ou annuel
- Enjeu strategique : ce projet represente une opportunite majeure pour ABAXINFO - il permettrait potentiellement l'embauche de techniciens qualifies et d'une personne dediee a l'administration, au benefice de la qualite de service pour l'ensemble des clients
- 50/50 : la gestion de projet est partagee a parts egales
- Lead adaptatif : le responsable du pilotage varie selon la pertinence des connaissances requises pour chaque phase (socle Microsoft, cyber, IA / automatisation)
- Chef de projet : 1 250 CHF par jour
- Experts Microsoft et cybersecurite : 300 CHF de l'heure, soit 2 100 CHF la journee (7h) - tarif senior, coherent avec le marche (les specialistes du secteur se situent entre 300 et 500 de l'heure)
- Support technique : 150 CHF de l'heure en pack journee, soit 1 050 CHF la journee (tarif reduit par rapport a l'intervention a l'heure)
- Intervenants : pas de noms individuels dans la proposition (hors points de contact deja identifies) - pour conserver la flexibilite de faire evoluer l'equipe ou de mobiliser des externes
Partenariat Computer Shop (AO-05)
- Partenaire certifie Apple : Computer Shop est centre sur le materiel et les services aux particuliers ; ABAXINFO collabore etroitement avec eux depuis environ 18 ans pour apporter l'expertise technique aux entreprises
- Anciennete : entreprise etablie de longue date (creee vers 1984-1990), positionnee sur un service premium
- Profils a integrer : Raymond (dirigeant) et Michel (contact commercial), presentes en deux lignes chacun - profils a finaliser dans le document
- Redaction : Eric redige la description de la relation de service premium entre ABAXINFO et Computer Shop et la transmet a l'equipe
Note de synthese & finitions du document
- Coherence technique : les lots presentent des dependances techniques entre eux - la structure globale de l'offre en tire sa coherence technique et financiere
- Segmentation possible : la note precisera que l'offre peut etre segmentee a la demande, mais qu'une segmentation necessiterait un reajustement des tarifs en raison de ces dependances
- Annexe certifications : retiree ou reformulee - sans certification formelle a presenter a ce stade, la section risquerait de creer des attentes non satisfaites lors de l'evaluation
- Police : une incoherence de police est identifiee - mise en forme a uniformiser pour une presentation professionnelle
- Volume : le document totalise 51 pages, un volume juge coherent ; les couts de support des points de terminaison sont reverifies (4 320 CHF confirme)
- Relecture croisee : lecture fine par Djemel (champs restants), relecture par Eric le soir meme si possible - objectif zero coquille et zero contradiction avant envoi
Transmission de l'offre - portail en consultation seule
- Lien plutot que fichier : l'acces au document se fait via un lien vers le portail plutot que par l'envoi direct d'un fichier - avec la possibilite d'exporter un PDF propre depuis la page (export travaille)
- Version consultation seule : une version miroir du portail en affichage seul est creee, avec blocage de toute fonction de modification - la version editable reste reservee au travail interne ABAXINFO / AXION
- Circuit de diffusion : AXION transmet le lien de consultation a ABAXINFO ; Eric le diffuse ensuite par email au destinataire final a la Fondation
- Suivi de consultation : le portail permet de savoir quand la proposition est consultee - un atout pour piloter les relances
- Hygiene des acces : une fois la version finale transmise, les acces d'edition au portail sont retires
Alerte cyber Fortigate (X Flash) & application Rainbow
- Contexte : Eric fait le point sur une attaque informatique massive touchant les pare-feu de la marque Fortigate (information remontee par son reseau), avec un impact tres large sur le parc installe
- Communication : le groupe convient de la necessite de communiquer a ce sujet, notamment via un message de type X Flash sur LinkedIn - dans la continuite du format d'alertes cyber lance le 17 juin
- Usage : l'application Rainbow permet d'emettre des appels avec une identification de ligne francaise ou suisse - utile pour les appels de prospection et de suivi
- Validation technique : Eric effectue la validation avec Yannick pour activer les appels sortants
- Documentation : Djemel consulte les guides disponibles pour configurer et utiliser la solution
Decisions actees (18)
| ID | Decision | Section |
|---|---|---|
| D-01 | Rollback du document offre vers la version stable ; ajustements chirurgicaux uniquement, jamais de remplacement global | Document offre |
| D-02 | Planning previsionnel 18 mois valide comme document indicatif ; nomenclature des AO conservee | Planning |
| D-03 | "Bloquant" renomme "dependances" ; fleches + note ; chevauchement possible sur le dernier tiers de la phase precedente | Planning |
| D-04 | Phase 0 ajoutee : prerequis hors AO, ~demi-journee x 12 sites (1 a 2 semaines), positionnee sur le mois 1 | Planning |
| D-05 | Correction J.S en J.H (jours hommes) ; charges = estimations indicatives, pas d'engagement rigide | Planning |
| D-06 | Code couleur du planning clarifie : lecture possible sans dependre de la couleur seule (accessibilite daltonien) | Planning |
| D-07 | Codification AO01-AO08 pour le suivi ; intitules officiels des AO inchanges ; AO02 reformule "equipements reseaux" | Codification |
| D-08 | SLA : prise en charge = ticket + reponse automatique sous 4h ; incident bloquant = diagnostic sous 24h ; ticketing partage | Support & SLA |
| D-09 | Escalade formalisee : ticket P1 critique + appel telephonique 1h apres ouverture pour les urgences | Support & SLA |
| D-10 | "Engagement de support dans la duree" (remplace "contrat de maintenance") ; "support a l'integration" (AO04) ; reference BPU ; nettoyage "a partir de" / "ponctuel" | Terminologie |
| D-11 | Total consolide valide : 412 413 CHF ; lecture budgetaire en dessous de 500 000 avec les recurrents sur la duree | Finances |
| D-12 | Gestion de projet 50/50 ABAXINFO / AXION, lead variable selon la phase | Gouvernance |
| D-13 | Grille hors forfait : chef de projet 1 250 CHF/j ; experts Microsoft / cyber 300 CHF/h (2 100 CHF/j) ; support 150 CHF/h en pack (1 050 CHF/j) ; pas de noms d'intervenants | Gouvernance |
| D-14 | Description du partenariat Computer Shop (AO-05) redigee par Eric ; profils Raymond et Michel a integrer | Computer Shop |
| D-15 | Note de synthese : offre globale, segmentable a la demande moyennant reajustement tarifaire (dependances techniques) | Note de synthese |
| D-16 | Finitions : annexe certifications retiree, police uniformisee, relecture complete (51 pages) | Finitions |
| D-17 | Transmission via lien portail en consultation seule (blocage edition) ; diffusion par Eric au destinataire final ; suivi de consultation | Transmission |
| D-18 | Alerte cyber Fortigate a publier en X Flash / LinkedIn (validation Eric avant publication) | X Flash |
Point de suivi complementaire : application Rainbow (softphone) operationnelle, validation technique des appels sortants avec Yannick et prise en main de la documentation (voir section 10).
Plan d'actions
Prochaines etapes
L'offre Fondation Trajets entre en derniere ligne droite : integration des dernieres corrections (planning, J.H, AO08, note de synthese, Computer Shop), relecture croisee, puis bascule du portail en consultation seule et diffusion du lien par Eric au destinataire final. En parallele, l'alerte cyber Fortigate part en X Flash et la solution Rainbow est validee pour les appels sortants.