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Résumé exécutif
La Fondation Trajet, organisation genevoise de 230 collaborateurs, a émis un appel d'offres non public couvrant 9 projets dans les domaines de l'automatisation, des chatbots, de la sécurité, de la résilience et de la formation. L'AO a été transmis à ABAX Info via Computer Shop (partenaire revendeur Apple). ABAX Info se positionne sur les briques IA, automatisation, résilience, sensibilisation sécurité et MDM, en collaboration avec Computer Shop pour le matériel.
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Projets dans l'AO
400-800K
Budget estimé (CHF)
10-12
Mois (durée estimée)
230
Collaborateurs Trajet
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Contexte de l'appel d'offres
Fondation Trajet
Fondation genevoise- Organisation : Fondation genevoise, ~230 collaborateurs, active dans la réinsertion professionnelle
- Nature de l'AO : Non public (transmis de gré à gré via le réseau), ce qui indique un montant en dessous du seuil d'obligation de publication
- Source : Transmis par Computer Shop (revendeur Apple) — le directeur de Computer Shop fait gérer son Mac chez la Fondation, relation de confiance existante
- Rédaction : L'AO semble avoir été rédigé avec assistance IA (Claude/ChatGPT) — le document est très structuré mais présente des zones floues sur le périmètre
- Maturité : La Fondation est prête en termes de processus et d'adoption du changement, mais manque de compétences internes pour structurer et exécuter la transformation
Point clé : Eric Darien connaît la Fondation Trajet et confirme l'identification. La relation de confiance via Computer Shop est un atout stratégique pour obtenir un rendez-vous de clarification.
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Notre compréhension de l'AO
Structure de l'appel d'offres
L'AO est divisé en 9 projets couvrant deux axes principaux :
| Axe | Description | Clarté |
|---|---|---|
| Automatisation | Pilote d'automatisation des processus — environnement Microsoft privilégié (Power Automate, Power Apps, Power BI). Ouverture à d'autres outils si justifiés sécurité. Porte d'entrée principale : Copilot. | Périmètre flou |
| Chatbots / IA | Déploiement d'assistants conversationnels pour les équipes internes et/ou les personnes en réinsertion. | Assez clair |
Constats clés
Besoin pyramidal sans gouvernance
Zone floue- L'AO présente 9 projets séparés mais il manque une structure de programme au-dessus pour les orchestrer
- Les différents éléments d'automatisation sont intrinsèquement liés à la sécurité et la résilience globale — ils ne peuvent pas être traités isolément
- Des demandes de certains sous-projets découlent des réponses d'autres projets — interdépendance forte
Environnement technologique
Compris- Environnement Microsoft : Power Automate, Power Apps, Power BI, Copilot
- Ouverture conditionnelle : Autres outils autorisés si justification sécurité + transfert de compétences
- Opportunité : Anthropic (Claude) est maintenant disponible via Copilot — si encapsulé dans l'environnement Microsoft, pas de blocage
- MacBook Pro Neo : Volet matériel — pris en charge par Computer Shop
Forfait vs. modulaire — Le dilemme central
Critique- L'AO demande un forfait global, mais le périmètre et la timeline ne sont pas clairs
- On ne peut pas chiffrer les use cases de la phase 2 tant que la phase 1 (diagnostic) n'est pas faite
- L'AO mentionne 4 use cases d'automatisation, mais le mapping en révélera certainement d'autres
- L'AO insiste sur l'absence de coûts cachés — contradiction avec un forfait sur périmètre flou
Transfert de compétences — Engagement long terme
Insight- Le projet inclut un volet transfert de compétences et amélioration continue
- L'objectif probable : former le pool informatique central de la Fondation pour qu'il puisse ensuite former les personnes en réinsertion
- Ce n'est pas former directement les personnes en réinsertion (ce serait un tout autre projet)
- Cela implique un engagement long terme, au-delà du simple déploiement
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Répartition des briques
| Brique | Responsable | Notes |
|---|---|---|
| MacBook Pro Neo (matériel) | Computer Shop | Revendeur Apple, relation existante avec la Fondation |
| Assistance IA / Chatbots | AXION | Copilot + Claude (Anthropic) encapsulé |
| Automatisation | AXION | Power Automate + outils complémentaires si justifiés |
| Résilience / Sécurité infra | ABAX Info | Audit, conformité, plan de continuité |
| Sensibilisation sécurité | ABAX Info | Formation des équipes internes |
| MDM (gestion appareils mobiles) | ABAX Info | Déploiement et gestion de flotte |
| Formation Office 365 | À clarifier | ABAX Info ou organisme de formation externe ? Pertinence à évaluer |
| Optimisation tenant | ABAX Info | Configuration et optimisation environnement Microsoft |
| Cybersécurité | ABAX Info | Stratégie cyber globale |
Point d'attention : La formation Office 365 est listée comme un projet à part entière dans l'AO, mais dans les faits, c'est un volet transversal présent dans chaque brique. YouTube propose déjà des formations complètes. Évaluer si cette brique fait sens en tant que projet autonome ou si elle devrait être intégrée dans l'accompagnement global.
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Stratégie de réponse
Approche recommandée : Pilote + Modulaire
Décision
Notre réponse devrait s'articuler en 3 niveaux :
- Niveau 1 — Structure de programme : Proposer un chapeau de gouvernance au-dessus des 9 projets. C'est un élément absent de l'AO que nous pouvons apporter comme valeur ajoutée différenciante.
- Niveau 2 — Pilote forfaitaire : Chiffrer un pilote (diagnostic + mapping de la roadmap + use cases prioritaires) en forfait clair et borné.
- Niveau 3 — Réalisation modulaire : Proposer les use cases suivants en mode catalogue (simple / medium / complexe) avec des tarifs transparents plutôt qu'un forfait global.
Rendez-vous de clarification préalable
Décision- Solliciter un rendez-vous avec le responsable de la Fondation avant de soumettre la réponse
- Pratique courante en Suisse (contrairement à la France) — parfaitement acceptable
- Contact via Michel de Computer Shop (relation de confiance existante)
- Objectif : lever les incertitudes, éviter d'être hors sujet par mauvaises hypothèses
- Se présenter à 3 (Eric, Sébastien, Djemel) pour montrer la solidité de l'équipe
Option contre-proposition
Tactique
Si le responsable accepte le rendez-vous, possibilité de faire une contre-proposition en disant : voici l'appel d'offres, et voici comment nous l'aurions structuré. Cela démontre l'expertise en gestion de programme et peut repositionner le projet dans une direction favorable.
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Risques identifiés
| Risque | Impact | Mitigation |
|---|---|---|
| Périmètre flou → dérive forfait | Élevé | Approche pilote + modulaire, pas de forfait global aveugle |
| Mauvaises hypothèses d'infra | Élevé | Rendez-vous de clarification préalable avec le responsable |
| Concurrence sur le prix | Moyen | Se différencier par la gouvernance programme + valeur ajoutée IA |
| Formation = piège périmétrique | Moyen | Clarifier si c'est former le pool IT ou les personnes en réinsertion |
| Interdépendance des sous-projets | Moyen | Proposer la structure programme comme chapeau orchestrateur |
| Délai serré (~4 semaines) | Moyen | Travailler en parallèle même sans rendez-vous confirmé |
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Questions au responsable de l'AO
Objectif : Ces questions doivent être posées lors du rendez-vous avec le responsable de la Fondation Trajet pour lever les incertitudes avant de soumettre une réponse calibrée.
P1 Question importante
P2 Question optionnelle
P3 Point interne AXION
A. Périmètre et structure du projet
Q01 P1
Existe-t-il une structure de programme ou de gouvernance au-dessus des 9 projets ?
L'AO présente 9 projets distincts mais nous ne voyons pas de mécanisme d'orchestration. Les interdépendances entre projets (ex: la sécurité impacte l'automatisation) nécessitent une coordination.
Pourquoi c'est important : Si cette structure n'existe pas, nous pouvons la proposer comme valeur ajoutée différenciante dans notre réponse.
Q02 P1
Quel est le périmètre exact du pilote d'automatisation ?
Le document mentionne un pilote suivi d'un déploiement, mais le pilote n'est pas clairement délimité. Combien de processus sont concernés ? Quels services de la Fondation sont prioritaires ?
Pourquoi c'est important : Sans périmètre clair du pilote, il est impossible de chiffrer un forfait réaliste sans coûts cachés (comme exigé dans l'AO).
Q03 P1
Les 4 use cases d'automatisation mentionnés sont-ils exhaustifs ou indicatifs ?
L'AO mentionne 4 cas d'utilisation. Le diagnostic (phase 1) en révélera probablement d'autres. Le forfait doit-il couvrir uniquement ces 4 cas ou l'ensemble des cas qui seront identifiés ?
Pourquoi c'est important : Cela détermine si l'approche modulaire (tarif par complexité de use case) est acceptable ou si un forfait global est attendu.
Q04 P1
Quelle est la timeline attendue pour l'ensemble du programme ?
Nos estimations convergent vers 10-12 mois. Est-ce aligné avec vos attentes ? Y a-t-il des jalons ou des dates butoirs internes à respecter ?
Pourquoi c'est important : La timeline impacte directement le dimensionnement de l'équipe et la possibilité de paralléliser les briques.
B. Environnement technique et infrastructure
Q05 P1
Quelle est la tolérance pour des outils hors écosystème Microsoft ?
L'AO mentionne une préférence Microsoft avec ouverture conditionnelle. Concrètement, si un outil comme Claude (Anthropic) via Copilot apporte un avantage significatif, est-ce acceptable ? Quel est le processus de validation ?
Pourquoi c'est important : Cela conditionne notre proposition technique sur la partie IA/chatbot et peut être un facteur de différenciation majeur.
Q06 P1
Y a-t-il des contraintes de sécurité ou de conformité spécifiques (certifications, normes) ?
Fondation active dans la réinsertion — données potentiellement sensibles (RH, parcours individuels). Y a-t-il des exigences RGPD, LPD, ou sectorielles spécifiques ?
Pourquoi c'est important : Les contraintes de conformité impactent le choix des outils et l'architecture de la solution.
Q07 P3
Quel est l'état actuel de l'infrastructure Microsoft ?
Licences en place (M365 E3/E5 ?), niveau de déploiement de Power Platform, Azure AD, Intune, SharePoint. Existe-t-il un état des lieux récent ?
Pourquoi c'est important : Si l'infrastructure n'est pas conforme aux prérequis, une mise en conformité devra être chiffrée en amont — cela change significativement le budget.
C. Formation et transfert de compétences
Q08 P2
Quelle est la taille et la composition du pool informatique central ?
Combien de personnes dans l'équipe IT ? Quelles compétences actuelles ? Quel est leur niveau de maturité sur Power Platform et les outils d'automatisation ?
Pourquoi c'est important : Le plan de transfert de compétences doit être calibré sur le niveau réel de l'équipe.
Q09 P3
Qui doit être formé exactement : le pool IT central ou les personnes en réinsertion ?
Notre compréhension : nous formons le pool IT central, qui ensuite forme les personnes en réinsertion. Si c'est l'inverse (former directement les personnes en réinsertion), c'est un projet radicalement différent en termes de pédagogie et de durée.
Pourquoi c'est important : Cela change complètement le dimensionnement du volet formation et le profil des intervenants nécessaires.
Q10 P3
La formation Office 365 est-elle réellement un projet autonome ?
La formation est transversale à tous les projets (chaque brique implique un volet formation). Pourquoi un projet dédié ? Y a-t-il un besoin de montée en compétences de base des collaborateurs sur la suite Microsoft ?
Pourquoi c'est important : Si c'est de la formation basique (Outlook, Teams, SharePoint), un organisme spécialisé ou du e-learning serait plus adapté qu'un prestataire IT.
D. Budget, modalités et processus
Q11 P1
Un forfait global est-il impératif, ou une approche hybride (pilote forfaitaire + réalisation modulaire) est-elle acceptable ?
Nous estimons qu'un forfait global sur un périmètre incertain crée un risque de coûts cachés — exactement ce que l'AO cherche à éviter. Une approche en deux temps (diagnostic forfaitaire, puis exécution à la carte) serait plus transparente.
Pourquoi c'est important : C'est la question structurante de toute notre proposition financière.
Q12 P1
Quels sont les critères de sélection prioritaires ?
Prix, expertise technique, proximité géographique, capacité d'accompagnement long terme, références sectorielles ?
Pourquoi c'est important : Permet d'ajuster le positionnement de notre réponse (prix vs. valeur).
Q13 P1
La Fondation envisage-t-elle un prestataire unique ou un groupement est-il acceptable ?
Notre proposition implique un groupement : ABAX Info (IT, sécurité, MDM), AXION (IA, automatisation, chatbots) et Computer Shop (matériel Apple). D'autres partenaires pourraient intervenir sur la formation O365.
Pourquoi c'est important : Valide notre modèle de collaboration multi-partenaires et clarifie les attentes sur le point de contact unique.
Q14 P2
Existe-t-il une enveloppe budgétaire définie ou une fourchette indicative ?
Le fait que l'AO soit non public suggère un montant en dessous du seuil d'obligation de publication. Nos estimations convergent vers 400-800K CHF. Est-ce aligné ?
Pourquoi c'est important : Permet de calibrer le niveau de détail et d'ambition de notre proposition.
Q15 P3
Comment la réponse doit-elle être soumise ?
Plateforme dédiée, email, format papier ? Y a-t-il un template de réponse attendu ou sommes-nous libres dans la forme ?
Pourquoi c'est important : Impact sur le format et le timing de préparation de la réponse.
E. Vision et amélioration continue
Q16 P1
Quelle est la vision à 3-5 ans de la Fondation en matière de digitalisation ?
L'AO mentionne une amélioration continue. Est-ce un projet ponctuel ou le début d'un partenariat long terme ? Y a-t-il d'autres projets de transformation prévus ?
Pourquoi c'est important : Cela impacte le niveau d'investissement que nous mettons dans la relation et la structure de notre proposition (projet vs. partenariat).
Q17 P1
Quels sont les indicateurs de succès attendus pour ce programme ?
Réduction de temps sur les processus ? Taux d'adoption des outils ? Satisfaction des équipes ? KPIs de sécurité ?
Pourquoi c'est important : Permet d'aligner notre proposition sur les résultats mesurables attendus par la direction de la Fondation.
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Planning de travail
| Date | Action | Qui |
|---|---|---|
| Sem. 14 avril | Appel Michel (Computer Shop) pour organiser RDV avec responsable Fondation | Eric |
| Mardi/Mercredi | RDV avec le responsable Fondation Trajet (si disponible) — idéalement à 3 | Eric + Seb + Djemel |
| Mercredi 16 avril 13h | Session de travail interne — préparation de la réponse AO | Eric + Seb + Djemel |
| Vendredi 18 avril | Session de travail (suite) ou atelier hebdomadaire | Eric + Seb + Djemel |
| Sem. suivantes | Rédaction et soumission de la réponse AO | Équipe |
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Actions immédiates
Actions ABAX Info
ABAX Appeler Michel (Computer Shop) pour déclencher le rendez-vous avec le responsable Fondation Trajet
ABAX Vérifier auprès de Michel si la soumission se fait via plateforme ou par email
ABAX Partager les certifications et documents de partenariats pertinents
ABAX Confirmer la répartition des briques avec Computer Shop
Actions AXION
AXION Préparer la liste détaillée des questions pour le rendez-vous Fondation Trajet
AXION Ébaucher la structure de programme (gouvernance) à proposer en valeur ajoutée
AXION Préparer le template de réponse à l'AO
AXION Évaluer la pertinence du pilier formation O365 (interne vs. organisme spécialisé)
Actions communes
COMMUN Session de travail mercredi 16 avril 13h — préparation réponse AO
COMMUN Travailler en parallèle même sans confirmation du rendez-vous Fondation